วิธีการทำหนังสือเวียน
1. พิมพ์จดหมาย หรือเอกสารที่ต้องการเป็นต้นฉบับให้เรียบร้อยก่อน แล้วทำการ Save ไว้ ส่วน ตรงไหนที่จะเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้ทำการเว้นไว้
2. จากตัวจดหมายที่พิมพ์ ด้านบน คลิ๊กที่เมนู เครื่องมือและลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง จดหมายเวียน แล้วจะขึ้นหน้าต่างที่ชื่อว่า ตัวช่วยเหลือการสร้างจดหมายเวียน
3. จากนั้น ในหัวข้อที่ 1 ให้คลิ๊กที่ปุ่มสร้าง แล้วเลือกคำว่า ฟอร์มจดหมาย แล้วจะขึ้นหน้าต่างถามเอกสารที่จะใช้เป็นต้นฉบับ ให้คลิ๊กที่ ปุ่ม หน้าต่างที่ใช้งานอยู่ จากนั้นหน้าต่างจะหายไปกลับมาที่หน้าต่าง ตัวช่วยเหลือการสร้างจดหมายเวียน อย่างเดิม
4. จากนั้น ในหัวข้อที่ 2 ให้คลิ๊กที่ปุ่ม รับข้อมูล แล้วเลือกคำว่า สร้างแหล่งข้อมูล (เพื่อเริ่มการป้อนข้อมูล) เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง สร้างแหล่งข้อมูล ให้คลิ๊กปุ่มเอาชื่อเขตข้อมูลออก เพื่อเอาเขตข้อมูลที่อยู่ในช่อง ชื่อเขตข้อมูลในแถวหัวเรื่อง ออกไปให้หมด
5. จากนั้น ในช่อง ชื่อเขตข้อมูล ให้เราพิมพ์ ชื่อเขตข้อมูลที่เราจะใช้ในจดหมายเวียน ลงไปจนครบ
6. จากนั้น กดปุ่ม ตกลง เครื่องจะขึ้นหน้าต่าง เพื่อถามชื่อแฟ้ม ในที่นี้คือชื่อแฟ้มที่จะใช้ในการเก็บข้อมูลที่เราจะนำมาใช้กับจดหมายของเรา เราก็พิมพ์ชื่อแฟ้มลงไปแล้วคลิ๊กที่ปุ่ม บันทึก เครื่องจะขึ้นหน้าต่างขึ้นมา ให้คลิ๊กที่ปุ่ม แก้ไขเอกสารหลัก จากนั้นหน้าจอจะขึ้นหน้าต่างเพื่อให้เราป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไป
7. เมื่อป้อนข้อมูลทุกอย่างเสร็จ ให้คลิ๊กปุ่ม ตกลง ด้านขวามือ หน้าจอจะกลับมาที่งานจดหมายของเราอย่างเดิม แต่ด้านบนจะมีแถบเครื่องมืออันที่ 3 เพิ่มขึ้นมาอีก 1 แถบเครื่องมือ ซึ่งแถบเครื่องมือนี้เราเรียกว่า แถบ Mail Merge จากนั้น ที่ตัวจดหมาย ให้คลิ๊กส่วนที่เราเว้นไว้เพื่อจะดึงข้อมูลมาด้านบนที่แถบเครื่องมือบรรทัดที่ 3 แถบ Mail Merge ให้คลิ๊กที่คำว่า แทรกเขตข้อมูลผสาน จะมีเขตข้อมูลให้เลือกว่า เราจะนำเขตข้อมูลผสานชื่อไหน เราก็คลิ๊กลงไป เครื่องก็จะพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลนั้นลงตรงเคอร์เซอร์ที่เราวางไว้ (แต่เครื่องยังไม่แสดงข้อมูลออกมา)
8. ทำจนครบทุกช่องว่างที่เราจะเอาเขตข้อมูลมา จากนั้นถ้าเราอยากดูข้อมูลจริง ที่แถบเครื่องมือ Mail Merge ให้คลิ๊กที่ปุ่ม แสดงข้อมูลผสานปุ่มที่ 3 ที่เป็นรูป << ABC >>
การขอดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
1. ด้านบนคลิ๊กที่ปุ่มที่เป็นรูปกระดาษมีแว่นขยาย
2. เครื่องจะแสดงกระดาษเต็มจอภาพ (ขนาด เอ 4)
3.กลับมาที่งานพิมพ์อย่างเดิมให้คลิ๊กที่คำว่าปิดด้านบน
การพิมพ์ข้อมูลออกกระดาษ
1. คลิ๊กที่เมนู แฟ้ม ด้านบน
2. เลือกคำสั่ง พิมพ์ กำหนดค่าต่าง ๆ เสร็จแล้วคลิ๊กที่ปุ่ม ตกลง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น